fbpx

Kiből lesz a jó corporate influencer vagy kommunikációs ambassador? Hogyan tudjuk a mostani hadi állapotok között megfelelően tájékoztatni a kollégáinkat? Hogyan térhetünk át hatékonyan a papír alapú folyamatokról a digitális megoldásokra? Egyáltalán működhet a munkavállalói elkötelezettség növelése és közösségépítés online keretrendszerben?Ezekre a kérdésekre igyekszik választ adni a Pénzcentrum számára készített szakértői anyagában Barathi Tamás, a Colibri HR Solutions alapító ügyvezetője és a Blue Colibri App, valamint Zyntern.com társalapítója.

Sok a bizonytalanság és a kérdés, de két dolog biztos:

1. Mindennek az alapja a megfelelő kétirányú kommunikáció

2. A szükséges történetek és tartalmak ott vannak a szervezetben, csak össze kell őket seperni és emészthető formába önteni

A magyar és nemzetközi HR-sajtó tele van a toplista jellegű írásokkal, 2021-ben is akad bőven, amelyek arról szólnak, mik lesznek a meghatározó trendek a HR-piacon. Ezeket böngészve szinte mindenhol hasonló kép rajzolódik ki, melyek alapján idén biztosan a kihívások közé fog tartozni a következő pár terület:

  • Home Office és hibrid munkavégzés
  • Egészségvédelem
  • HR Tech és digitális megoldások
  • Hibrid Learning & Development
  • Employee experience újragondolása
  • Toborzási folyamatok modernizálása

Ebből alapvetően azt szűrtem le, hogy ismét komplexebbé válik a HR területen dolgozók munkája, másrészt szinte minden terület fejlesztésének és sikerének a kulcsa az aktív kétirányú kommunikáció. Erről eszembe is jutott egy érdekes ábra, amit nemrég Nánássy-Kassim András, a SmartScale ügyvezetője posztolt szakmai HR csoportokba. Az ötletes ábrák a HR-esek növekvő feladatait szimbolizálják. Bizony az elmúlt években folyamatosan bővült a lista és ez a tendencia idén sem fog megállni.

Ahogy fentebb írtam, elkerülhetetlenné vált a megfelelő két irányú kommunikáció és ehhez újabb tudásokkal kell magunkat felvértezni, kivéve, ha a vállalat megérett arra, hogy a belső kommunikációra dedikált felelőst, szakembert alkalmazzon. Egyre több cégnél találkozunk ilyen pozícióval, de azért nincsenek illúzióim, nem lesz hirtelen tömeges a jelenség, marad a gyorstalpaló tanulás.

Ha sikerrel meg akarunk birkózni a kihívásokkal, akkor nem maradhat el a digitalizáció és a hatékony online és mobil eszközök bevezetése. Azonban hatalmas tévedés lenne azt hinni, hogy egy jó eszköz minden bajra gyógyír. Amikor stratégiát építünk és új keretrendszert vezetünk be, akkor nem árt az alábbi 4 dimenzió mentén gondolkodni:

  • Folyamat: Tervezésnél ez a legfontosabb dimenzió. Látnunk kell pontosan a kiindulási alapokat és a céljainkat. Tisztában kell lennünk azzal, hogy mit szeretnénk automatizálni, digitalizálni. Milyen kommunikációs láncok alakultak ki a szervezetben, ezeket hogyan tudjuk modernizálni. Hogyan tudok kiváltani elavult, költséges, hatékonytalan részfolyamatokat úgy, hogy nem ütközünk ellenállásba. Fel kell mérjük kik lesznek a folyamat kulcsszereplői. Honnan jön az információ, ki formálja mindenki számára emészthetővé. Hogyan tudjuk célozni, mérni, mikor és hol legyenek a visszacsatolási pontok.
  • Eszköz: Rengeteg jó eszköz van a piacon, nekünk azt kell eldöntenünk, hogy az adott körülmények között, az adott szervezetben és a megoldani kívánt feladatok mentén melyik eszköz a lehető legjobb és persze legköltséghatékonyabb. Fontos, hogy ne csak a jelen igényei alapján válasszunk, hanem legalább a következő 1-3 évre gondoljunk. Egy eszköz kiválasztása és bevezetése szervezetenként eltérő, de legalább 3-15 hónap közötti időtávot vesz igénybe. Közben jöhetnek új kihívások, használat közben megjön az étvágy, így egyre több területet szeretnénk papírmentesíteni és automatizálni. Ha a választott rendszer nem bővíthető, akkor kezdhetjük elölről az egész folyamatot. Fontos, hogy az eszköz bevezetése önmagában nem jelent sikert.
  • Kultúra: A bevezetés sikere egyértelműen a fogadtatáson múlik. Nem minden szervezet kész az újdonságokra. Minél alacsonyabb a munkavállalói elkötelezettség és motiváció, annál nagyobb az ellenállás. A közép és felsővezetők hozzáállása továbbá vezetői szerepvállalása, példamutatás ezen a területen is elengedhetetlen. Itt nem csak arról van szó, hogy egy vezető aktív felhasználójává váljon az új eszköznek, de egyfajta nagykövetkét részt kell vennie az eszköz széleskörű elterjedésében és aktív használatának ösztönzésében. És akkor most jön a legnagyobb falat, maga tartalom, amelyhez az vezetőknek is jut szerep bőven.
  • Tartalom: Ahogy a magánéletünkbe is begyűrűztek a kütyük és egyre elérhetőbbé váltak az online és videós tartalmak, úgy csökkent a figyelem és az érdeklődés. Folyamatosan harcban állunk a figyelemért és gyakorlatilag már másodpercekről beszélünk. A vállalati kommunikáció nagyrészt elavult keretrendszerekben zajlott a múlt év elejéig, akkor hirtelen kellett ritmust váltani. Bár az eszközöket könnyű bevezetni, a tartalom gyártásban jelentős lemaradásban vagyunk. Kiemelten fontos, hogy a tartalom gyártásába a szervezet egésze bekapcsolódjon.

Nézzük, kire milyen szerepek és feladtok hárulhatnak

1. Felsővezetők

A vezetői szerepvállalás a belső és külső kommunikációban alapvető munkáltatói márkaépítési elem. A vállalat első számú, hiteles hírnökei a vezetők. Megnyilvánulásuk erősíti a cég szakmai megítélését, hatással van a toborzásra és a megtartásra is.

A munkavállalók kíváncsiak a csúcsgórékra, az ő szájukból akarják hallani a jó és a rossz híreket is. Tartalomgyártás szempontjából ma már nem nagy kaland akár mobillal rögzíteni egy 1-2 perces beszédet és hatékonyabban is átadható az információ, mint egy hosszú levéllel.

2. Középvezetők, csoportvezetők

Ennek a csoportnak a tagjai a közvetlen munkatársaikra vannak nagy hatással. Ők azok, akik a legtöbbet szerepelnek szóbeli tájékoztatók, fórumok, személyes konzultációk révén. Itt a témák is sokrétűbbek: munkavégzés, munkahelyi közösség, adminisztráció stb. A legtöbb kérdés is hozzájuk fut be.

Ha transzparensen és hatékonyan szeretnének kommunikálni, akkor egyszerű, érthető anyagokat kell készíteniük és elérhetővé kell tenniük, hogy a munkavállalók soha ne maradjanak le, mindig vissza tudják nézni a keresett információkat. Itt is fontosak a rövid videók, de kellenek az átlátható infografikák, egyszerű folyamatábrák, rövid animációk és prezentációk.

3. Szakértők

Esetünkben a szakértők a belső kommunikációs, de még gyakrabban pusztán a HR csapat tagjait jelentik. Náluk összpontosul az információk nagy része. Nekik kell ezt emészthető formába önteni, célzottan kiküldeni a megfelelő csoportoknak (telephelyek, munkakörök, műszakok alapján) és nekik kell nyomon követni, mérni az eredményességet. A szakértői réteg felel a különböző adminisztratív folyamatokhoz tartozó űrlapok kialakításáért, az onboarding, oktatási és képzési anyagok előállításáért és a visszajelzések, felmérések, kérdőívek időszakos összeállításáért és feldolgozásáért. És akkor még nem is beszéltünk az események szervezéséről.

A szakértőknek micro szinten kell érteniük a tartalomgyártáshoz. Gyakorlatilag egyszerű postok, kis egységek szintjére kell bontaniuk a tartalmakat és azokat kell felépíteniük, információs folyammá formálniuk. Olyan folyamatokban kell részt venniük, mint a script és forgatókönyv írás, content plan összeállítása, fotózás szervezés, egyszerű animációk és prezentációk készítése, sablonok összeállítása. Szerencséjükre a hatékony eszközök mindenben segítenek és vezetik a kezüket, de a tartalmakat nem fogják pótolni. A tartalom kapcsán érdemes építeni a munkavállalókra.

4. Munkavállalók

A szervezet alapját képező munkavállalói közösség tele van jó sztorikkal és tartalmakkal, csak felszínre kell hozni. Vegyünk például egy onboarding vagy képzési folyamatot. Hatalmas munkának tűnik összerakni és megfelelő anyagokat gyártani hozzá, de a munkavállalók bevonásával könnyen motivációs és elkötelezettség növelő programmá lehet fejleszteni magát a tartalomgyártást.

Mi nemrég saját magunk gyártottuk le szakmai anyagok alapján a munka- és tűzvédelmi oktató anyagokat. Az irodában és egyik kollégánk otthonában forgattunk a munkavállalók bevonásával. Ha nem is akarjuk szereplőnek felkérni a munkatársainkat, gondoljunk csak bele, hány kollégánál gyűlhettek fel félkész vagy akár teljesen kész anyagok, beszámolók, prezentációk, amelyek hasznosak lehetnek egy új belépő kolléga integrációja során. Csak össze kell seperni az információkat.

De ehhez már kétirányú kommunikáció és bevonó együttműködés szükséges.

Itt jönnek képbe a vállalati influencerek, ambassadorok, akikre a szakértői csapat támaszkodhat. Ők segíthetnek a tartalom tervezésében, ötletelésben vagy akár konkrét tartalom előállításban is. A munkavállalói sztorik szerves részeivé vállhatnak a napi vállalati kommunikációnak. Témák, tartalmak sokaságának alapja a kolléga sztorija. Csak néhány téma a szemléltetés kedvért:

  • Új belépő kolléga
  • Visszatérő kismama
  • Egyén és csapat sikere
  • Munkán kívüli sikerek
  • Tudásmegosztás (szakmai, önkéntes, szabadidős tevékenységek)
  • Munkavállalói közöségek

Bár a munkavállalók egy része már egy ideje otthonról dolgozik és nőtt a fizikai távolság a mindennapokban, a témák és tartalmak nem csökkentek, csak átalakultak és új formát öltöttek. Legközelebb össze is gyűjtöm a legjobb munkavállalói tartalmakat, addig is arra bíztatnék mindenkit, hogy tárja fel és formálja a szervezetben lévő tartalomgyártó erőforrásokat és fejlessze a vállalaton belüli kommunikációs, adminisztrációs és edukációs folyamatokat.