fbpx

Az új munkavállalók 69%-a nagyobb valószínűséggel marad a vállalatnál legalább három évig, ha megfelelő onboarding folyamatban részesül. Ennek ellenére a cégek többsége nem rendelkezik tudatos, kidolgozott onboarding folyamattal és nagyon kevesen fektetnek hangsúlyt a kollégákkal történő kapcsolattartásra és edukációra még a munkába állás előtt. Miért fontos ez a terület és hogyan lehet hatékony a folyamat? Erről olvashatsz új blog bejegyzésünkben.

HR-es körökben sokat hangoztatott tény, hogy új munkavállalók esetén az első hetek alatt szerzett élmények és tapasztalatok döntő jelentőséggel bírnak a hosszú távú elköteleződés és produktivitás szempontjából. Nemzetközi statisztikák szerint a dolgozók nagyjából egynegyede hagyja ott az új munkahelyét 45 napon belül, mert nem tudott megfelelően beilleszkedni, nem kapott elegendő támogatást, útmutatást, nem elégedett a vezetővel, vagy egyszerűen teljesen más elvárásai voltak a munkával kapcsolatban. Nem véletlen tehát, hogy egyre több vállalat helyez hangsúlyt a hatékony onboarding folyamatokra, és egyre gyakrabban hallhatunk az úgynevezett pre-boardingról is, amely éppen ugyanolyan jelentőséggel bír a munkavállalók megtartásának szempontjából, mint jóval közismertebb ‘nagytestvére’. 

Miért fontos a pre-és onboarding? 

Mielőtt belevágnánk, hogy mire is érdemes ügyelni, ha valóban hatékony pre- és onboarding folyamatot szeretnél felépíteni, összegyűjtöttük Neked azokat a tényeket, amelyek egyértelműen alátámasztják, hogy ez a téma megkerülhetetlen, és a teljes vállalat érdeke, hogy kellő időt, energiát, és anyagi erőforrást dedikáljunk rá: 

A téma felkapottsága és a statisztikai mutatók ellenére a vállalatok 35%-a mégsem rendelkezik kidolgozott onboarding folyamattal, és ennél jóval kevesebben fektetnek hangsúlyt a kollégákkal történő kapcsolattartásra és edukációra még a munkába állás előtt. Nemzetközi statisztikák szerint a vállalatok több, mint felénél az onboarding folyamat kimerül az adminisztrációs feladatok elvégzésében és a szükséges technikai eszközök biztosításában, ez viszont önmagában nem elég ahhoz, hogy az új belépő valóban elkötelezett, kompetens és motivált kollégává váljon. 

Tehát hogyan is támogathatod az új belépők beilleszkedését és betanítását, különös tekintettel az egyre elterjedtebbé váló távoli munkavégzés közepette? 

Elkötelezés az első kézfogástól

Egy tipikus toborzási folyamat utolsó állomása az ajánlat kiküldése és annak elfogadása. Ezt követően sok cég nem foglalkozik tovább az új kollégával egészen az első munkanapig, amelynek következtében előfordulhat, hogy a várakozással töltött hetek alatt a jelölt meggondolja magát és elfogad egy jobb lehetőséget. Ennek kiküszöbölésére érdemes folyamatosan kapcsolatban maradni a jelölttel és éreztetni kell vele, hogy készültök az érkezésére. A munkába állás előtti pár nap vagy hét alkalmas arra, hogy a kolléga elkezdjen ismerkedni a vállalattal, betöltendő pozíciójával, és a papírmunka java része is könnyedén elvégezhető; mindez megkönnyíti, hogy a munkatárs már jóval magabiztosabban és felkészültebben érkezzen az első napon, és ne egyben kelljen megbirkóznia a sok új információval és feladattal, ami egy új munkahelyre történő betanuláskor kikerülhetetlen. 

A pre-boarding folyamat célja tehát az, hogy megismertesse a vállalat kultúráját és előkészítse a hatékony munkába állást. Érdekesség: azok a szervezetek, akik jól felépített pre-boarding folyamattal rendelkeznek, 11%-al nagyobb valószínűséggel tartják meg az új kollégákat, mint akik nem foglalkoznak ezzel a kérdéssel. Nézzük, hogy mire is érdemes hangsúlyt fektetni az első munkanap előtt:

  • Vállalati értékek kommunikálása: a vállalat víziójának, missziójának és céljának nyílt kommunikációja, valamint a szabályok és elvárások transzparens megosztása segítik az új belépőt, hogy minél gyorsabban megismerje a céges kultúrát és otthonosan mozogjon az új környezetben.
  • Terület, vezető és csapat bemutatkozása, az új belépő megismerése: amennyiben van lehetőség a személyesen találkozásra, biztosítsunk teret az új kollégának arra, hogy kötetlen formában ismerkedjen meg a leendő csapatával például egy ebéd, vagy egy munkaidő utáni találkozó keretében. Ha ez nem opció, közös online eseményre is hívhatod az új dolgozót, vagy megoszthatsz vele olyan videós tartalmakat, ahol bemutatkozik a jelenlegi csapat, és az új belépőt is meg lehet kérni, hogy készítsen magáról egy rövid anyagot, amit elküldhetsz a kollégáknak.
  • Adminisztrációs tevékenységek: a belépési folyamat egyik legidőigényesebb és szárazabb, ugyanakkor elkerülhetetlen része a papírmunka. A pre-boarding időszak tökéletesen alkalmas arra, hogy az új kolléga nyugodtan, a saját tempójában intézze ezt a feladatot, minden szükséges dokumentumot összegyűjtsön, és még a munkába állás előtt eljuttassa az információt a HR osztálynak, így az első napján már jóval izgalmasabb tevékenységekre fókuszálhat. 
  • Felkészülés az első napra: célszerű, ha az új kolléga pontosan tudja, mi fog történni az első munkanapon, mikorra kell megérkeznie, milyen feladatai lesznek, kikkel fog találkozni. Ha az új munkatárs távolról fog dolgozni, mindenképpen küldd ki előre az egyes naptáreseményeket (reggeli orientáció a HR-el, rendszer hozzáférések megadása az IT-val, stb…). Ez segíthet az első napokban megélt bizonytalanság és az újdonság okozta szorongás csökkentésében, valamint lehetőséget biztosít az  belépőnek arra, hogy felkészülhessen és tervezhessen. 
  • Egy kis személyes kedvesség: amennyiben belefér a keretbe, nagyon pozitívan veszi ki magát, ha személyre szabott ajándékcsomaggal kedveskedsz az új belépőnek már az első nap előtt. Egy céges füzet, toll, telefontok, vagy egyéb kreatív apróság egyből érezteti a kollégával, hogy készültök a fogadására.
  • Visszajelzés kérése: nem szabad alábecsülni a munkavállalói szerepvállalás fontosságát és érdemes már a kezdetektől éreztetni az új belépővel, hogy a vállalati kultúrában ennek rendszeresen helye van. Ha már a pre-boarding folyamat során megkérdezed a leendő kolléga véleményét arról, hogy milyen élmény volt számára a jelentkezés, mennyire tartotta gördülékenynek az ügyintézést és lenne-e fejlesztési javaslata, nem csak lehetőség nyílik a folyamat optimalizálására, de az új belépő egyből megbecsültnek fogja magát érezni, és várhatóan nyitottabb lesz a őszinte visszajelzés adására a jövőben is.

Adjunk élményt!

A pre-boarding folyamat tervezésénél törekedj arra, hogy minél változatosabb tartalmakkal tartas fent az új kolléga érdeklődését és lelkesedését (videók, animációk, infografikák, egyszerű kézikönyvek, könnyen érthető utasítások), de ne terheld túl felesleges információkkal. Amennyiben transzparens, univerzális és mérhető pre-boarding folyamatot szeretnél létrehozni, segítségedre lehetnek a szoftveres megoldások. Ezek nem csak megkönnyítik a folyamat menedzselését, de felépítésünknek köszönhetően az új kollégák élmény-szerű és személyes folyamaton mennek végig, a vállalat pedig jelentős adminisztrációs terhektől mentesül azáltal, hogy minden fontos információ egy felületről érhető el. 

Ne álljunk meg itt!

A fentebb megosztott praktikák és tanácsok segíthetnek abban, hogy az új munkavállaló motiváltan és megfelelő információkkal felvértezve kezdje meg az első napját a vállalatnál. Ugyanakkor fontos, hogy a sikeres pre-boardingot követően se engedd el a kollégák kezét és folytasd a betanítást az onboarding keretein belül. A Blue Colibri számos lehetőséget kínál a munkavállalói elköteleződés növelésére, legyen szó akár a belépést megelőző tevékenységek koordinálásról, az első hónapok interakcióinak menedzseléséről, vagy a kollégákkal történő folyamatos és hatékony kapcsolattartásról az online térben. Több évnyi HR területen szerzett tapasztalattal és 55 sikeres ügyféllel a háta mögött a Blue Colibri csapata készen áll a Ti kihívásaitok megoldására is!