loader image

Egyre több cég kezd érdeklődni a modern, digitális belső kommunikációs eszközök után, így új blogsorozatunkban időről időre összevetjük a belső kommunikációs mobilalkalmazásokat egyéb kommunikációs eszközökkel. Elsőként az egyre nagyobb népszerűségnek örvendő chatbotokkal.

Belső kommunikációs alkalmazás

A belső kommunikációs mobilappok felépítése nagyon hasonlít a magánéletünkből már jól ismert közösségi felületekhez. Olyan szoftverek, amelyek támogatják a kommunikációt, a tudásanyag megosztását, felmérések létrehozását, audiovizuális tartalmak közzétételét. Milyen érvek szólnak a belső kommunikációs alkalmazások mellett és ellen?

PRO:

  • Számos funkciót tartalmaznak a kommunikáción túl: dokumentumok megosztása, események szervezése, felmérések stb. Rengeteg lehetőséget rejtenek a munkavállalói elégedettség és elköteleződés növelésére.
  • Vállalati e-mail címmel nem rendelkező, kékgalléros vagy távmunkában dolgozók elérésére is alkalmasak.
  • Mivel jellemzően webapplikációként működnek, a munkavállalók saját eszközeiken is használhatják telepítés nélkül, egyszerűen a telefon vagy  a számítógép böngészőjéből megnyitva. Azonban az app rendelkezik ikonnal a főképernyőn is.
  • Alapesetben felhőalapú megoldásként vehetőek igénybe, de a vállalat dönthet úgy, hogy az IT biztonság teljes mértékű biztosításával a saját szerverére telepíti a rendszert.
  • Multiplatform, bármilyen okostelefonon futnak, emellett pedig számítógépen,  tableten és érintőképernyős kioszkokon is használhatók.
  • Megjelenésük és funkcióik teljes mértékben személyre szabhatóak (ikon, név, színek, domain).
  • Teljesen zárt rendszerben működnek, így az adatvédelmi szempontoknak hiánytalanul megfelelnek.
  • A kommunikáció visszamérhető. Részletes statisztikák állnak rendelkezésre az olvasottság, elérés, reakciók mentén.
  • Nem szükséges hozzájuk e-mail cím, telefonszám, sem valamilyen fiók – egyedi azonosító generálódik.
  • Az információkat különböző kategóriákba rendezhetjük, így a korábbi tartalmak könnyen visszakereshetőek és visszaolvashatók.
  • Az információk bárhonnan és bármikor elérhetőek, hiszen nem szükséges belső hálózatra kapcsolódni.
  • A kommunikáció szegmentálható. Küldhetünk tartalmakat minden munkavállalónak vagy csak bizonyos csoportoknak is.
  • Integrálhatóak a vállalat más HRM, adminisztrációs és kommunikációs platformjaival.
  • Mind a belső, mind a külső employer branding folyamatot támogatják: növelik az elkötelezettséget és elégedettséget, piaci előnyhöz juttatnak a versenytársakkal szemben az új munkaerőért vívott harcban.
  • Mivel a felépítésük hajaz a már jól ismert közösségi média felületekre, így használatuk elsajátítása egyszerű, még az idősebb kollégák számára sem okoz gondot.
  • A közösség funkció segíti a munkahelyi közösségek erősítését.  Egy-egy zárt csoporton belül a tagok szabadon kommunikálhatnak egymással egy adott témában, legyen szó akár hobbikról, érdeklődési területekről, sportról.
  • Az onboarding és képzés funkciók segítségével támogathatjuk vagy kiválthatjuk a fizikai kontaktust igénylő bevezető, ismétlődő, folyamatos vagy eseti oktatásokat. Egyszerű folyamatot létrehozva adhatjuk át az információkat (szöveges, képes, videós, ppt, stb. formában) és mérhetjük vissza a tudásmenedzsment hatékonyságát tesztek, kérdőívek segítségével.

KONTRA:

  • Használatukhoz okostelefon, számítógép vagy tablet szükséges.
  • A felhasználók nem előre programozott válaszokat kapnak a kérdéseikre, hanem egy jól strukturált felületen szabadon kereshetnek.

Chatbot

A chatbotok olyan szoftverek, amelyek képesek az emberihez rendkívül hasonló beszélgetésre és interaktív kommunikációra valós személy beavatkozása nélkül. Számos vállalati chatbot található a nemzetközi és a magyar piacon is. Lássuk, milyen érvek szólnak a chatbotok mellett és ellen!

PRO:

  • A chatbotok az emberekkel ellentétben 24/7 elérhetőek. A munkavállalók bármikor választ kaphatnak a kérdéseikre, munkaidőtől függetlenül.
  • Ismétlődő kérdésekre adnak választ, így tehermentesítik a HR-t, és a cégvezetést. Előre meghatározott üzeneteket küldenek ki automatizáltan.
  • Sokrétűen használhatóak: a toborzásban, a jelöltélmény fokozására, kapcsolattartásra a jelenlegi állománnyal.
  • Visszamérhető: látható az üzenetek megnyitási rátája.
  • Képesek a szegmentált kommunikációra. Küldhetünk rajtuk keresztül üzeneteket minden munkavállalónak vagy csak bizonyos csoportoknak.
  • Mivel már egy meglévő chatfelületbe ültetve működnek, használatuk könnyen elsajátítható, a kékgalléros állomány számára is.

KONTRA:

  • Már egy létező és a vállalatban használt chatprogramba lehet őket beültetni (pl.: Viber, Messenger, Teams…).
  • Ebből adódóan szükséges a használatukhoz profil/telefonszám/e-mail cím.
  • Használatukhoz mindenképp okostelefon szükséges. 
  • A bevezetés előtt sok időt kell arra szánni, hogy a leggyakoribb témákra ki legyenek dolgozva párbeszédútvonalak, amik mentén a chatbot válaszol.
  • Mivel chatprogramba vannak ágyazva, szűkebb funkciókat látnak el, mint a mobilappok, valamint ezáltal az adatvédelem és az IT biztonság feltételei sérülhetnek.
  • Kevésbé adnak lehetőséget a vállalati arculatnak megfelelő testreszabásra a chatprogram korlátaiból adódóan.