loader image

Az első kérdés, ami eszünkbe juthat, ha a céges belső kommunikáció digitalizálására adjuk a fejünket, hogy elkészítsük-e a saját felületünket, vagy inkább a szolgáltatók megoldásai közül válasszunk. Az egyedi saját fejlesztés első hangzásra megnyerő lehet, azonban, ha végig vesszük az üzleti szempontokat, könnyen nagy bukással végződhet a szerelemprojekt.

Gondoljunk csak bele: eszünkbe sem jut egy saját szövegszerkesztőt fejleszteni, mivel tökéletesen megfelel minden célunknak a Microsoft Word. Ugyanez elmondható a prezentációk, a grafikák, a fotók, a statisztikák és a kimutatások kapcsán is csak néhány példát említve. Tudjuk, hogy a piacon rengeteg jól bevált és megbízható szoftver áll rendelkezésünkre azonnal potom pénzekért.

Mivel a belső kommunikációs szoftverek kínálata kevésbé él még a köztudatban, mint például a szövegszerkesztőké, összeszedtük, mivel jár, ha inkább saját felület fejlesztésébe vágnánk a fejszénk.

#1 A piszkos anyagiak

Az első és legfontosabb szempont, hogy mekkora keretünk van céges szinten a vállalati belső kommunikáció digitalizálására?

Első blikkre a saját fejlesztés kedvezőbbnek tűnhet, főleg, ha a cég saját IT kapacitással meg tudja oldani a fejlesztést házon belül. Ám ez a szerencsés kivétel, és ebben az esetben is pillanatok alatt az előre kalkulált összeg többszörösére rúghat az anyagi befektetés. Főleg, ha a fejlesztők munkaóráit összeadjuk, illetve számításba vesszük, hogy az ügyfeleknek szánt projektek sínylik meg a belső fejlesztést.

Mik azok a költségek, amelyeket jellemzően alábecsülünk a projekt kezdetén?

  • Fejlesztési költségek: Alaposan meg kell terveznünk, hogy egyáltalán milyen funkciókra van szükségünk. Azok, hogyan jelennek meg a felhasználói felületen és hogyan az admin felületen? Milyen megoldásunk lesz arra, hogy az e-mail cím nélküli felhasználókat elérjük? Hogyan lesz biztosítva az IT security és az adatvédelem? Tudjuk majd integrálni egyéb szoftverekkel és rendszerekkel? Hogyan töltődnek be a felületbe az adatok? Hogyan fog zajlani a tartalommenedzsment?

  • Fenntartási költségek: Ezen kívül számolnunk kell azzal, hogy az alkalmazásunknak lépést kell tartania az új iOS vagy Android rendszerekkel, ellenkező esetben a munkavállalóink nem fogják tudni használni a felületet. Épp ezért a fejlesztőcsapatnak 24/7 rendelkezésre kell állnia, hogy frissítse az alkalmazást. Ezzel ellentétben a Blue Colibri Appot nem szükséges frissíteni „saját kezűleg”, mivel folyamatosan frissül a háttérben.

Szerencsétlenebb helyzetben külső alvállalkozókat, fejlesztő céget bízhatunk meg. Szoftverfejlesztőt, szoftvertervezőt, app fejlesztőt, UX és UI designert, valamint rendszermérnököt, akik a korábban felmerülő kérdéseinkre ugyan kész válaszokkal, de borsos számlával is készülnek. Mindezek munkaköltségével alsó hangon is máris nettó 5-10 milliónál járunk. És ez az ár nagyban változhat annak függvényében, hogy szeretnénk-e egyéb HR rendszerekkel integrálni a felületet, illetve, mennyi időnk van rá, hisz, ha minél gyorsabban kell az alkalmazás, az annál több fejlesztőt, és annál több költséget jelent…Mivel az olyan belső kommunikációs alkalmazásokat, mint a Blue Colibri App számos ügyfél használja, így a fejlesztési költségek eloszlanak. Így a saját fejlesztés töredékéért kaphatunk egy megbízható, az adatvédelmi előírásoknak teljesen megfelelő, kész rendszert, amelyet egyébként teljesen a cég arculatára is szabhatunk!

#2 Az elfolyó idő nyomában

A másik kardinális tényező, hogy mennyi idő alatt szeretnénk kézhez kapni a belső kommunikációs felületünket. A Blue Colibri Appot az ötlettől a megvalósításig mindössze akár 1 hónap leforgása alatt is be tudjuk vezetni, de a szűkebb funkcionalitással rendelkező rendszerünket, a Blue Colibri App Smartot már akár 1-2 hét alatt is. Ezzel szemben a saját alkalmazás fejlesztésének ideje csupán csak megbecsülhető, és nagyban függ az alábbi tényezőktől:

  • Koncepcióalkotás: Talán ez a saját fejlesztés legidőrablóbb része, viszont alapos koncepció nélkül nem is érdemes belevágni az alkalmazásfejlesztésbe. Alaposan és részletesen meg kell határozni az app specifikációit, a layoutot, a design-t, az egyes funkciókat, az útvonalakat, a jogosultságokat, a beléptetést…. Csak, hogy néhány dolgot említsünk.

  • Döntéshozás: Ha meg is van az első koncepció, érdemes felkészülnünk arra, hogy még rengeteg egyeztetés, meeting és hosszú hónapok várnak ránk, amíg mind a management, mind a projektcsapat, mind a fejlesztők egy nevezőre kerülnek.

  • Elfogadtatás: A Blue Colibri App csapatának előre kidolgozott válaszai és folyamatai vannak, ha a döntéshozók, a jogi osztály, az IT szakemberek és a munkavállalók meggyőzéséről van szó. Egy saját projekt esetén ennél jóval időigényesebb és küzdelmesebb lehet a tervek elfogadtatása.

  • Fejlesztés: Ez nagymértékben függ az erőforrásoktól és a fejlesztési igényektől, de jellemzően akár több mint 1 évre is rúghat a fejlesztési időszak egy saját rendszer kialakítása esetén.

  • Tesztelés: Senki sem akar olyan alkalmazást használni, amely tele van bugokkal. Így a felületet szükséges alaposan tesztelni mind a felhasználókkal, mind a kezelőkkel.

  • Működtetés: Számolnunk kell azzal, hogy a felülettel járó feladataink a bevezetés után sem érnek véget. Folyamatosan frissítenünk, a felhasználói visszajelzések alapján pedig finomítanunk kell a rendszert. Ezzel szemben a Blue Colibri App fejlesztésén folyamatosan dolgozik egy fejlesztőcsapat, és a szervezeti változások és igények mentén módosítják a specifikációkat.

#3 Sok hűhó semmiért

Miután megbecsültük az anyagi és időbeli befektetést, azt hinnék már sínen vagyunk, de a valóság az, hogy a neheze csak ezután jön. Hiszen, ha nincs, aki használja a felületet, a minden eddig törekvésünk csak kidobott pénz és energia lesz az ablakon.

A Blue Colibri App csapata éppen ezért az eszköz mellett részletes bevezetési stratégiával, kommunikációs eszközökkel és változatos aktivitásokkal támogatja ügyfeleit, hogy a lehető legrövidebb időn belül a lehető legtöbb munkavállaló aktív felhasználóvá váljon. Segítünk az app népszerűsítésében, a tartalomgyártásban, valamint a nagyköveti program és tesztcsapat kialakításában.

Eddigi tapasztalataink alapján a jól megalapozott bevezetési stratégiával már az első 1 hónap végére a munkavállalók átlag 85%-kát tudjuk elérni a felülettel. Ezzel szemben egy egyedi saját fejlesztés esetén a fogadtatás a munkavállalók körében kevésbé megbecsülhető.

Emellett a saját rendszer egyéb zsákbamacskát is rejt. Míg a Blue Colibri Appal mindenki láthatja előre, hogy mit kap a pénzéért, egy saját fejlesztésnél a fent említett akadályok mellett még számtalan olyan tényező kerülhet a képletbe, amit előre egyszerűen nem tudunk megbecsülni, mégis alááshatják a teljes fejlesztést.

Hogy ne legyünk elfogultak, végig vesszük azt is, milyen ellenérvekkel szoktunk találkozni mi is, amikor a Blue Colibri Appot mutatjuk be vállalati ügyfeleinknek:

a)      Egy előre elkészített alkalmazás biztosan nem jelent megoldást minden igényünkre

A belső kommunikációs alkalmazások általában a legtöbb szervezeti kihívásra megoldást nyújtanak, bár az igaz, hogy nem mindre. Azonban arra egy felület sem képes. Partnereink között szerepelnek a gyártásban, a kereskedelemben, a turizmusban, a szolgáltató- és bankszektorban tevékenykedő vállalatok, az egészen apró vállalkozásoktól kezdve a cégóriásokig, mégis kivétel nélkül ugyanazokkal a kihívásokkal hozakodnak elő, mikor az előzetes igényeiket mérjük fel. Az általunk kínált funkciók partnereink belső kommunikációs kihívásainak 90%-ára megoldást nyújtanak. A fennmaradó 10%-ot lefedő fejlesztéseken pedig folyamatosan dolgozunk, hogy egyre szélesebb körű szolgáltatást nyújtsunk a kommunikációtól kezdve, a tudásmenedzsmenten és adminisztráción át, a motiválásig és dolgozói elismerésig.

b)      Nem fog illeszkedni a céges arculatba az app megjelenése

Bár a Blue Colibri App felülete rendelkezik egy alap megjelenéssel, az alkalmazás teljes mértékben cégre szabható. A vállalat döntheti el a domain nevet, az alkalmazás nevét, ikonját, megjelenését (színek, betűtípus), sőt még személyre szabott gyorsgombok beemelésére is lehetőség van.

c)       A dobozos megoldások rugalmatlanok

Előfordul az is, hogy ügyféltalálkozón felmerül a kétely, hogy az előre beépített és meghatározott funkciók vagy nem fednek le minden igényt, vagy pedig túl sok lehetőséget kínálnak. Igazság szerint már az alkalmazás megtervezésénél megvizsgáltuk azokat a területeket, amelyeket érdemes digitalizálni és ezekre fejlesztettük le az app funkcióit. A leggyakoribb a funkciók a következők:

  • Hírek: Vállalati hírek megosztása képekkel és videókkal minden munkavállaló vagy kijelölt csoportok számára.
  • Értesítő: Fontos, rövid hírek, azonnali tájékoztatók figyelemfelkeltő megjelenítése.
  • Névjegyzék: Vállalati ki kicsoda. Hozzáférés minden munkavállaló céges elérhetőségéhez.
  • Események: Vállalati események létrehozása és megosztása egy könnyen kezelhető naptárban, visszajelzési lehetőséggel.
  • Dokumentumtár: Szabályzatok, előírások, tájékoztatók és különféle vállalati anyagok megtekintése, letöltése és visszajelzés küldése („Elolvastam és megértettem”).
  • Galéria: Albumok készítése és megtekintése. A vállalat életét megragadó képek és videók le- és feltöltése.
  • Közösségek: Különféle csoportok létrehozása érdeklődési köröknek, munkaterületeknek, lokációknak stb. megfelelően. Célzott tartalmak küldése és megosztása a közösségek számára.
  • Felmérés: Online felmérések készítése, megosztása és kitöltése egyszerűen, mérhetően, azonnali statisztikákkal.
  • Kvíz: Játékos kvízek létrehozása. Képek, kérdések és válaszlehetőségek megadása. Pontszámok hozzárendelésének és toplista készítésének lehetősége.
  • Chat: Chatelési lehetőség a névjegyzékből kiválasztva bárkivel, aki lehetőséget ad rá, illetve a közösségekben lévő csoportokban.

Emellett pedig további igényekre más-más funkcionalitással rendelkező csomagot is kínálunk, így biztosan minden vállalat megtalálja azt, amelyik neki szól.