fbpx

A digitalizáció nem csak egy modern technikai szemléletet tükröz, hanem széles körben egyszerűsít le és gyorsít fel mindennapi céges munkafolyamatokat. Meghívtuk Zsákovics Anikót, Villányi Nikolettát és Horváth Benignát, hogy meséljenek arról, náluk hogyan zajlik a HR-adminisztrációs folyamatok digitalizálása. Vendégeink gyakorlati példákon keresztül mutatták be, mi minden indította el vállalatukat a digitalizáció útján, és milyen azonnali előnyöket tapasztaltak meg. Figyelem, életszagú példák következnek, érdemes belepillantani!

 

Új lendületben a HR-adminisztráció – ismerd meg a digitalizálás előnyeit!

A digitalizáció nem csak egy modern technikai szemléletet tükröz, hanem széles körben egyszerűsít le és gyorsít fel mindennapi munkafolyamatokat. Meghívtuk három partnerünket, Zsákovics Anikó HR-ügyintézőt a Summit D&V-től, Villányi Nikoletta PR-menedzsert a Colastól és Horváth Benigna belső kommunikációért felelős menedzsert az MCC-től, hogy meséljenek nekünk kicsit arról, náluk hogyan zajlik a HR-adminisztrációs folyamatok digitalizálása. Vendégeink gyakorlati példákon keresztül mutatták be, mi minden indította el vállalatukat a digitalizáció útján, és milyen azonnali előnyöket tapasztaltak meg. 

Digitalizálni! De miért is?

Zsákovics Anikó az esztergomi, autóalkatrész-nagykeresekedelemmel foglalkozó Summit D&V HR-ügyintézője. A nagyjából 160 fős vállalatnál azért fogtak bele a HR-folyamatok digitalizálásába elsősorban, hogy időt takarítsanak meg. „Egyszerűsíteni szerettük volna a munkafolyamatokat, átláthatóbb adminisztrációt, könnyebb, pontosabb kontrollingfolyamatokat szerettünk volna.” És persze a járványhelyzet is felvetette a digitalizáció szükségességét, mert elkezdődtek az online interjúztatások, a home office, az online szerződéskötések. Ez a helyzet pedig sok vállalatnak ismerős lehet, ahogy az is, ha egy cég hirtelen sokszorosára növekedik.

A Matthias Corvinus Collegium nagyjából 40-50 fős munkavállalói gárdája például az elmúlt másfél-két évben több mint 400 fős lett. Horváth Benigna belső kommunikációért felelős menedzser szerint ez a növekedés nagy kihívás elé állította a vállalkozást, új rutinokat, protokollokat kellett kialakítani. „Feltétlenül szükséges volt, hogy legyen egy megfelelően működő kommunikációs csatorna. Az új belépőknek ma már fel tudtunk tenni minden olyan információt erre a felületre, ami megkönnyíti nekik, hogy megismerkedjenek az intézménnyel, és jobban átlássák a szervezeti egységeket.”

És van egy harmadik jellemző helyzet is: amikor egy cégnél szellemi és fizikai munkavállalók is dolgoznak egyszerre – mint a Colas Magyarországnál. „Útépítéssel foglalkozunk országos lefedettséggel. Ezáltal fontos volt, hogy minden kollégát egyszerre érjünk el, azonban a fizikai munkavállalókat munkaterületen elérni eddig szinte lehetetlenség volt” – mondta Villányi Nikoletta PR-menedzser. „1030 fő az összlétszám. Korábban a bérpapírokkal hó elején küldtünk ki információkat azoknak, akik nem rendelkeztek céges e-mail-címmel, de a bérpapíron kívül a legtöbb infó a kukában landolt olvasatlanul.” Az új rendszernek köszönhetően ez a probléma náluk gyakorlatilag megszűnt. Átláthatóvá vált, hogy kihez milyen aktualitások jutottak el, és eredményesebben férnek hozzá az információkhoz a munkatársak. De ez még csak a kezdet!

 

Tervekből megvalósítás: ügyintézés, ötletek, foglalások

Az ügyintézés funkcióval a BlueColibri applikációba egy új, rugalmas keretrendszer került. Itt az egyik munkavállalói réteg egy űrlapon keresztül tud bejelenteni bármit, amit aztán egy másik réteg lát, lekezel, visszajelez. Az MCC-nél, meséli Benigna, eleve ügyintézői oldalról indult minden. „Nagyon sok e-mailes bejelentés jött IT-fronton, és kerestük a megoldást, amiben nem terhelik folyamatos telefonokkal, e-mailekkel a kollégákat. Felhasználói oldalról már most kifejezetten pozitívak a visszajelzések az ügyintézés funkcióról, főleg, hogy mindenki tudja, hol áll éppen az ügye, és ki foglalkozik vele” – tette hozzá.

Hasonlóan nagy lépés a dobozokban vagy e-mailekben elveszett, soha meg nem valósított ötletek után, hogy Anikóék a Colasnál egy ötletládát is beállítottak az appban. Itt témafelelősöket lehet hozzárendelni az egyes ötletekhez, a beküldő pedig pontosan követheti, hol tart a folyamat. Niki kitért még a juttatások témájára is, hiszen korábban náluk ez különösen sziszifuszi folyamat volt, sok-sok munkaórát felemésztett. Most az appon keresztül tehetik meg nyilatkozataikat a munkavállalók, így a korábbi idő töredéke alatt zajlik le az 1030 munkavállaló cafeteria-nyilatkoztatása.

És ha már felgyorsított, átláthatóbb folyamatok, a foglalási funkciót is meg kell említeni: a Colas vállalati üdülőinek foglalásait ugyanis már teljes egészében az appos foglalási funkción keresztül intézik, ahogy az e-bike-ok kölcsönözhetősége is itt követhető. Az időpontfoglalás üzemorvosi rendelőidők beosztására is kiválóan használható.

Saját tempóban, eredményesen: digitális e-learning / onboarding

Anikó kiemelte, hogy a Summit csapatában nagyon sokat használják az e-learning és az onboarding funkciókat is. „Az onboardingot eddig papíralapon vezettük. Kérdőíveket készítettünk az új dolgozóknak, amikor eltelt az első vagy a harmadik hónapjuk… Ezt már az appon keresztül csináljuk. Az e-learningre is sok kötelező és fakultatív tananyagot feltöltöttünk. Itt könnyű visszakövetni, ki hány százalékra teljesített, be lehet állítani, hogy újrakezdhető-e a teszt stb.” 

Az MCC-nél a munka- és tűzvédelem került át teljesen erre a felületre. „Ez nekünk egy nagy előrelépés volt. Minden vállalat életében a munka- és tűzvédelem egy olyan kötelező, aminél jó, ha van egy egyszerű és a munkatársak számára is komfortos megoldás” – részletezte Benigna. Az új belépők is nagyon szeretik, hogy ahogy bekerülnek a vállalathoz, rögtön ott van ez a felület, ahová be tudnak lépni, és végig tudják pörgetni a dokumentumtárban a szabályzatokat, szervezeti ábrákat, minden hasznos információt. Van fent egy névjegyzék, ahol részletes adatok vannak a munkatársakról, rá lehet keresni csoportokra is – ez a névjegyalbum érdekes módon az egyik húzóágunk – tette hozzá Benigna.

Nem csak praktikus, a kollégák szeretik is!

A digitalizációs folyamat alapjaiban változtathatja meg a HR-mindennapokat, de vendégeink egyetértettek abban, hogy nem pusztán erről a hasznosságról van szó. A kollégák szeretik a céges applikációt, és örömmel használják a funkciókat. 

Az értesítések, a kérdőívek és a galériák jelenleg a legkedveltebb funkciók. De a gyűjthető, majd pl. ajándéktárgyakra beváltható pontok rendszere is nagyon népszerű. Niki elmondta, hogy a Colasnál van már egy köszönömkártya-program, aminek a felülete olyan volt, mint egy webshop, azonban ez eddig csak az intranetről működött, amit a fizikai dolgozók nem érnek el. Ők eddig az adminisztrátornak szóltak, hogy ezt meg ezt szeretnék, megadták a pontokat stb., szóval eddig ez egy csomó idő és emberi munka volt. Az applikációval ez már teljesen automatizálható.

Ha kíváncsi vagy, a te céged mindennapjaiba hogyan hozhat ilyen pozitív változásokat egy saját, vállalatodra szabott rendszer, keresd kollégáinkat. Vagy nézz körül weboldalunkon, mert rengeteg érdekesség vár még itt rád.


Hogy ne maradj le semmiről, kövess minket a közösségi médiában: